E-faktura w KSeF – jak przygotować się na nowe obowiązki

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Od 2022 roku wystawianie faktur w KSeF jest dobrowolne, ale od przyszłego roku będzie już obowiązkowe. Dlatego warto już teraz sprawdzić, czym jest KSeF. Na jakie korzyści będzie mógł liczyć podatnik i na co uważać.

Życzę przyjemniej lektury oraz oglądania

Sylwia Maliszewska

Redaktor Portal FK

Resort finansów opublikował projekt, który zakłada obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 2024 roku. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

• Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• Jakie są przewidziane kary za niedopełnienie obowiązków dotyczących faktur ustrukturyzowanych i od kiedy kary te będą wymierzane;
• Jak zmieni się termin zwrotu nadwyżki VAT;
• Jak zmieni się sposób rozliczania faktur korygujących;
• Czy przy użyciu KSeF będą wystawiane faktury VAT RR oraz ich korekty.

Od 1 stycznia 2022 r. istnieje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem tzw. Krajowego Systemu e-Faktur (zob. art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).

Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest fakultatywne. Jednak od początku zapowiadano, że z czasem wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym. Ze wskazanego projektu wynika, że obowiązek taki wejdzie w życie od 1 stycznia 2024 r.

Obowiązek ten będzie wynikać z projektowanego art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Na podstawie tego przepisu, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od zasady tej istnieć mają tylko cztery wyjątki (określone w projektowanym art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT).

Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF nie będzie dotyczył wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT, tj. z tzw. unijnej procedury OSS, nieunijnej procedury OSS oraz procedury IOSS,
3. w okresie awarii KSeF określonej w komunikacie, o którym mowa w projektowanym art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT (tj. komunikacie ministra właściwego do spraw finansów publicznych dotyczącym niedostępności lub awarii KSeF),
4. w przypadku braku możliwości korzystania z KSeF, o którym mowa w projektowanym art. 106ng ust. 1 ustawy o VAT, a więc w przypadku gdy korzystanie z KSeF nie jest możliwe w związku z wystąpieniem sytuacji kryzysowej w rozumieniu przepisów ustawy o zarządzaniu kryzysowym.

Ponadto projekt przewiduje upoważnienie ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia innych przypadków, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (zob. projektowany art. 106s ustawy o VAT).

Poza wskazanymi wyjątkami, dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą uznawane za fakturę (zob. projektowany art. 106ga ust. 5 ustawy o VAT).

Omawiany projekt przewiduje przy tym uchylenie art. 106na ust. 2 ustawy o VAT stanowiącego, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W zamian wprowadzona zostanie wprowadzona zasada, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF (zob. projektowany art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT).

Od zasady tej istnieć będą trzy wyjątki, gdy faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana odbiorcy w postaci z nim uzgodnionej.

Na podstawie art. 106gb ust. 2 ustawy o VAT, ma tak być w przypadkach, gdy:

1. miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub
2. odbiorcą faktury jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3. odbiorca faktury nie jest obowiązany do korzystania z KSeF (projektowane przepisy nie wskazują odbiorców, którzy nie są obowiązani do korzystania z KSeF; być może odbiorcy tacy zostaną wskazani w trakcie dalszych prac nad projektem lub zostanie określone upoważnienie do wskazania ich przepisami wykonawczymi).

Omawiany projekt przewiduje dodanie przepisów umożliwiających nakładanie kar pieniężnych na podatników (za wyjątkiem podatników będących osobami fizycznymi, którzy za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe – zob. projektowany art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT) naruszających obowiązki określone projektowanymi przepisami.

Kary te będą nakładane na:

1. podatników obowiązanych do wystawienia faktury przy użyciu KSeF, którzy nie wystawią faktury przy użyciu KSeF, oraz
2. podatników, którzy w okresie określonej w komunikacie awarii KSeF wystawią fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem, oraz
3. podatników, którzy nie prześlą w terminie (7 dni od dnia kończącego okres awarii KSeF) faktury wystawionej w postaci elektronicznej w okresie określonej w komunikacie awarii KSeF.

Przedmiotowe kary będą nakładane do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na wystawionej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze (zob. projektowany art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT). Przy czym minimalna wysokość tych kar wynosić ma 1.000 zł, a w trzecim ze wskazanych powyżej przypadków – 500 zł (zob. projektowany art. 106nh ust. 2 ustawy o VAT).

UWAGA

Przepisy o nakładaniu kar pieniężnych na podatników mają wejść w życie dopiero 1 lipca 2024 r. A zatem przez pierwsze pół roku obowiązywania przepisów o obowiązkowym wystawianiu faktur przy użyciu KSeF kary pieniężne, nie będą nakładane.

Przy użyciu KSeF wystawiane i otrzymywane będą musiały być nie tylko „zwykłe” faktury, ale również faktury korygujące. Takie faktury korygujące mają być przez sprzedawców i nabywców rozliczane na zupełnie nowych zasadach.

I tak wystawiane przy użyciu KSeF faktury korygujące obniżające mają być przez sprzedawców rozliczane zawsze w okresie rozliczeniowym ich wystawienia (zob. projektowane brzmienie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT). Będzie tak bez konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcom warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku oraz spełnienie tych warunków.

Z kolei w przypadku otrzymania przy użyciu KSeF faktury korygującej nabywca ma być obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę ustrukturyzowaną (zob. projektowany art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).

W konsekwencji w przypadkach takich nabywcy nie będą musieli badać, kiedy spełnione zostały warunki obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku.

Wejściu w życie omawianych przepisów będzie towarzyszyć ograniczenie możliwości wystawiania not korygujących. Z projektowanego brzmienia art. 106k ust. 1 ustawy o VAT wynika, że noty korygujące będą wystawiane tylko przez nabywców towarów lub usług, którzy otrzymali fakturę inną niż faktura ustrukturyzowana).

Omawiany projekt przewiduje, że przy użyciu KSeF wystawiane będą również faktury VAT RR oraz ich korekty (zob. projektowany art. 116 ust. 2a ustawy o VAT). Inaczej jednak niż w przypadku „zwykłych” faktur i faktur korygujących, rozwiązanie to ma mieć charakter fakultatywny.

Ponadto przewiduje się inne zmiany dotyczące faktur VAT RR. Projektowane przepisy:

1. określają termin wystawiania faktur VAT RR (termin ten ma co do zasady wynosić 7 dni od dnia nabycia produktów rolnych lub usług rolniczych; zob. projektowany art. 116 ust. 5a ustawy o VAT),
2. umożliwiają wystawianie faktur VAT RR KOREKTA (zob. projektowane art. 116 ust. 5d-5g ustawy o VAT), jak również korygowanie na ich podstawie podatku naliczonego przez nabywców produktów rolnych oraz usług rolniczych (zob. projektowane art. 116 ust. 6a-6d ustawy o VAT),
3. określają zasady przeliczania na złote wskazanych na fakturach VAT RR kwot wyrażonych w walutach obcych (zob. projektowany art. 116 ust. 2b ustawy o VAT).

W związku z projektowanymi zmianami wiele z obowiązujących przepisów dotyczących faktur stanie się zbędne. Przewiduje się w związku z tym między innymi uchylenie art. 106g ustawy o VAT (określającego sposoby wystawiania faktur) oraz art. 106n ustawy o VAT (umożliwiającego wystawianie faktur elektronicznych).

Oprócz zmian w przepisach dotyczących wystawiania faktur omawiany projekt przewiduje skrócenie z 60 do 40 dni terminu zwrotu różnicy VAT (zob. projektowane brzmienie art. 87 ust. 2 ustawy o VAT).

Zmianie tej ma towarzyszyć uchylenie jako zbędnych przepisów określających obecnie możliwość otrzymywania zwrotu w terminie 40 dni przez podatników wystawiających wyłącznie faktury ustrukturyzowane (tj. art. 87 ust. 5b-5d ustawy o VAT).

Źródło: projekt z 30 listopada 2022 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Tomasz Krywan

doradca podatkowy

Wiedza i Praktyka sp. z o.o., ul. Łotewska 9A, 03-918 Warszawa,

tel.: (22) 518 29 29, e-mail: cok@wip.pl

Numer NIP: 526-19-92-256, Numer KRS: 0000098264 - Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie

XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego: 200 000 zł.

Infolinia

22 518 29 29

cok@wip.pl